Wird aus 8 nun 9? – Ausdehnung der Einreichungsfrist bei Verschmelzungen?

Bei einer Verschmelzung ist eine auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellte Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers beim Handelsregister einzureichen. Bislang war höchst umstritten, ob die Schlussbilanz nach Ablauf der 8-Monatsfrist noch eingereicht werden konnte. Mit seinem Beschluss vom 18. März 2025 – II ZB 1/24 erlaubt der BGH die Nachreichung nach Ablauf der 8-Monatsfrist, sogar unabhängig vom Erstellungszeitpunkt, und schafft damit endlich Rechtsklarheit. Dies bietet Unternehmen Rechtssicherheit in zeitkritischen Fällen, und nimmt die Sorge vor Zurückweisung der Anmeldung.

8-Monatsfrist: Der Countdown bei Verschmelzungen

Gemäß § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG darf das Registergericht die Verschmelzung nur eintragen, wenn die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers auf einen Stichtag aufgestellt worden ist, der höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegt. Diese 8-Monatsfrist ist eine zwingende Ausschlussfrist. In der Praxis wird die Verschmelzung häufig auf Grundlage der Jahresabschlussbilanz, i.d.R. zum 31.12. eines Jahres, durchgeführt. Entsprechend gilt der 31.08. in der Praxis häufig als Deadline bzw. als letztmöglicher Zeitpunkt der Anmeldung der Verschmelzung zum Handelsregister. Die Einhaltung der 8-Monatsfrist stellt Unternehmen, insbesondere prüfungspflichtige Gesellschaften, nicht selten vor erhebliche Herausforderungen, um die Schlussbilanz rechtzeitig vor Fristablauf zu erstellen und keine Zurückweisung des Gerichts zu riskieren.

Der Gamechanger: Fehlende Schlussbilanz nach Ablauf der 8-Monatsfrist kein Eintragungshindernis mehr! – Defacto Ausdehnung der Einreichungsfrist?

Bisher war umstritten, ob die Schlussbilanz bei Anmeldung der Verschmelzung zum Handelsregister auch nach Ablauf der 8-Monatsfrist nachgereicht werden kann.

Mit Beschluss vom 18. März 2025 schafft der BGH nun Klarheit: Unabhängig davon, ob die Bilanz im Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt war, kann sie nachgereicht werden. Einzige Voraussetzung: Dies muss zeitnah geschehen. Vorliegend sah der BGH die (vom Registergericht gesetzte) Frist von einem Monat als angemessen an.

Der BGH betont, dass es dem Anmeldenden wegen des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes möglich sein müsse, fehlende Unterlagen – ggf. auf Zwischenverfügung des Registergerichts – nachzureichen. Dies gelte für die Schlussbilanz, da sie nach Ansicht des BGH nicht zu den essentialia der Verschmelzung gehöre. Anders dagegen der Verschmelzungsvertrag, die Verschmelzungsbeschlüsse sowie die erforderlichen Zustimmungserklärungen, die als essentialia zwingend fristgerecht eingereicht werden müssen, um dem Registergericht die Prüfung der Eintragungsfähigkeit der Verschmelzung zu ermöglichen.

Der BGH stellte zudem klar, dass die Schlussbilanz zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht erstellt gewesen sein muss. Laut BGH gelte die 8 -Monatsfrist des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG lediglich für den Abstand zwischen Bilanzstichtag und Anmeldungszeitpunkt. Auch laufe dies, so der BGH sinngemäß, den in der Literatur genannten, teils umstrittenen Zwecken der einzureichenden Schlussbilanz (wie u.a. Ergebnisabgrenzung, Gläubigerschutz, etc.) nicht zuwider.

Praxis-Tipp: Flexibilität nur für Ausnahmefälle

Der BGH hat praxisfreundlich entschieden und gewährt Unternehmen in Fällen, in denen die rechtzeitige Erstellung der Schlussbilanz problematisch ist, die Möglichkeit diese zeitnah (zumindest innerhalb einer vom Gericht gesetzten Monatsfrist) nachzureichen, und zwar selbst dann, wenn die Erstellung erst nach der Anmeldung erfolgt. Auch wenn dies de-facto zu einer Ausdehnung der Einreichungfrist führt, sollte bei der zeitlichen Planung von Verschmelzungen auf die Einreichung der Schlussbilanz möglichst mit der Anmeldung innerhalb der 8-Monatsfrist hingewirkt werden, denn über die Frist zur Nachreichung und möglichen Verlängerung entscheidet weiterhin das Registergericht.

Die BGH-Entscheidung dürfte gleichermaßen für andere Umwandlungsvorgänge (Spaltung, Ausgliederung) gelten, für die die 8- Monatsfrist entsprechend gilt.