Datenschutzhinweise
„Datenschutzerklärung“ und „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“
EINLEITUNG
In der nachfolgenden „Datenschutzerklärung“ und in den „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“ wird erläutert, welche Daten wir über Sie erfassen, wofür wir diese Daten benötigen und an wen wir diese Daten weitergeben. Darüber hinaus beinhalten sie auch Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten und die Ansprechpartner, an die Sie sich für weitere Informationen oder Anfragen wenden können.
Während die „Datenschutzerklärung“ in erster Linie darlegen soll, welche Daten wir über Sie verarbeiten, speichern und schützen, wenn Sie „unsere Website“ sowie „Deloitte-Apps“ (wie jeweils unten definiert) nutzen, sollen die „Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO“ im Wesentlichen die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen für Sie/unsere Kunden und im Rahmen aller sonstigen Aktivitäten, die Teil der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit sind, darlegen.
I. DATENSCHUTZERKLÄRUNG
II. INFORMATIONEN ÜBER DIE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN GEMÄSS ART. 13, 14 DSGVO
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich zusätzlich zu den nachfolgenden Informationen auch mit der vorstehenden Datenschutzerklärung von Deloitte vertraut machen. Bei Verständnisfragen oder sonstigen Rückfragen kontaktieren Sie uns gerne unter privacy@deloitte.de.
Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Risk Advisory, Steuerberatung, Financial Advisory und Consulting für Unternehmen und Institutionen aus allen Wirtschaftszweigen; Rechtsberatung wird in Deutschland von der Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH („Deloitte Legal“) erbracht (nachfolgend gemeinsam „Deloitte“/“wir“). Im Rahmen der Beauftragung zur Erbringung vorgenannter Dienstleistungen verarbeitet Deloitte je nach Einzelauftrag personenbezogenen Daten. Diese Informationen ergänzen die vorstehende Datenschutzerklärung und stellen eine konkretisierte Beschreibung dessen dar, wie Deloitte Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erbringung der beauftragten Dienstleistung verarbeitet.
Bitte beachten Sie, dass sich diese Informationen ausschließlich auf personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO beziehen, d.h. nicht sämtliche Daten und Informationen umfassen, die Deloitte im Zusammenhang mit dem jeweils zugrundeliegenden Mandatsverhältnis erhält, sondern im Wesentlichen nur solche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Ungeachtet dessen gelten die berufsrechtlichen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten, denen Deloitte und die bei Deloitte beschäftigten Mitarbeiter nach dem Berufsrecht der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte unterliegen, soweit anwendbar, vollumfänglich für alle Daten und Informationen, die wir von Ihnen im Rahmen des Mandatsverhältnisses erhalten, unabhängig davon, ob es sich dabei um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Verantwortlicher im Sinne des Art.4 Abs. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit allen Leistungen, die nicht von Deloitte Legal erbracht werden, ist die:
Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Rosenheimer Platz 4
81669 München
Verantwortlicher im Sinne des Art.4 Abs. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit allen Leistungen, welche die Deloitte Legal erbringt, ist die:
Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Erna-Scheffler-Straße 2
40476 Düsseldorf
Ist Auftragnehmer eines Vertrages zur Durchführung unserer Leistungen eine andere deutsche Deloitte Gesellschaft, agiert diese in dem Fall als verantwortliche Stelle. Eine Übersicht der deutschen Deloitte Gesellschaften finden Sie hier.
Datenschutzbeauftragter & Datenschutzaufsicht
Alle deutschen Deloitte Gesellschaften haben Datenschutzbeauftragte bestellt. Sie erreichen den jeweiligen Datenschutzbeauftragten unter privacy@deloitte.de. Die jeweils zuständigen Aufsichtsbehörden finden Sie hier.
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Deloitte verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung unserer (vor-) vertraglichen Verpflichtung gegenüber unseren Kunden. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (wie interner vorvertraglicher Compliance-Prüfungen oder im Rahmen der Kunden/-Vertragsanlage) sowie zur Durchführung unserer jeweiligen vertraglichen Leistungspflichten einschließlich der administrativen Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Zum Management und der Durchführung von Auftragsanfragen/Aufträgen nutzt Deloitte IT-Systeme zur Verwaltung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, wobei jedoch keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling stattfindet.
Je nach Kategorie der Dokumente speichert Deloitte personenbezogenen Daten zur Aktenführung/Dokumentation und zu Archivierungszwecken im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften für einen unterschiedlich langen Zeitraum:
- Handakten Wirtschaftsprüfer: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages
- Handakten Rechtsanwälte: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages
- Buchungsbelege: 10 Jahre
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre
Im Regelfall erhält Deloitte die erforderlichen personenbezogenen Daten von den Kunden. Insofern besteht für Deloitte gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, da Deloitte aus der zugrundeliegenden Auftragsvereinbarung zur Durchführung der beauftragten Dienstleistung verpflichtet ist. In diesem Zusammenhang ist es für Deloitte unerlässlich, etwaige personenbezogene Daten der Kontaktpersonen und Ansprechpartner unseres Kunden (auch bereits im Rahmen der Angebotserstellung) zu verarbeiten.
Sofern Sie selbst Deloitte zur Durchführung bestimmter Dienstleistungen beauftragt haben, werden über Ihre Kontaktdaten hinaus solche weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen im Rahmen der Auftragsbearbeitung verarbeitet, soweit diese für die Erbringung der mit Ihnen vereinbarten Dienstleistung erforderlich sind und Sie uns diese übermittelt haben. Insofern ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung des zwischen Ihnen und Deloitte geschlossenen Auftrags erforderlich und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt.
Bitte beachten Sie, dass die Allgemeinen Auftragsbedingungen von Deloitte in der Regel eine Mitwirkungspflicht des jeweiligen Kunden vorsehen, Deloitte alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Unterlagen und Informationen zu übermitteln. Insofern ist die Bearbeitung des jeweiligen Auftrags und die damit verbundene Erfüllung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung durch Deloitte nicht oder nur noch eingeschränkt möglich, wenn und soweit die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt werden.
Da Deloitte gesetzlich zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung, umfangreichen Dokumentation seiner Mandate und Aufträge (auch über den Abschluss eines Auftrags hinaus) sowie zur Einhaltung weiterer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (u.a. aufgrund von berufsrechtlichen, buchhalterischen oder handels-und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben) verpflichtet ist, verarbeitet Deloitte Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von zu dokumentierenden Unterlagen, Arbeitsergebnissen oder zugehöriger kundenbezogener Korrespondenz zudem zum Zwecke der Aktenführung, der Dokumentation sowie der Archivierung sowohl in Form von Papierakten als auch im Rahmen von hierzu eingesetzten IT-Systemen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung unserer vorgenannten gesetzlichen Pflichten.
Ungeachtet der vorstehenden Zwecke verarbeitet Deloitte im Rahmen des gesetzlich Zulässigen Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) darüber hinaus zu Marketing- und Webezwecken, d.h. bspw. um Ihnen Informationen zu unseren weiteren -Angeboten oder Veranstaltungen zukommen zu lassen. Dies erfolgt auf der Grundlage von Einwilligungen und/oder eines berechtigten wirtschaftlichen Interesses von Deloitte Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f), ihre Kunden über weitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren und somit eine langfristige Kundenbeziehung aufbauen und aufrechterhalten zu können.
Schließlich verarbeitet Deloitte Ihre Kontaktdaten auch zur Pflege unserer Geschäftskontakte, wenn wir diese im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, im Rahmen eines geschäftlichen Termins (bspw. durch Austausch von Visitenkarten) oder im Rahmen eines Auftrags erhalten haben, und übertragen diese in das von uns genutzte CRM-System (Customer-Relationship-Management-System).
Da Deloitte ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran hat, im Rahmen des Geschäftsverkehrs entstandene Kontakte auch über den Erstkontakt hinaus zu pflegen, zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung zu nutzen und hierfür mit den Betroffenen in Kontakt zu bleiben, erfolgt die vorgenannte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Kategorien von Datenempfängern und Übermittlung in Drittländer
Im Zusammenhang mit der Durchführung der oben genannten Verarbeitung können personenbezogene Daten, wie nachfolgend konkretisiert, ggf. auch von Dritten empfangen werden. So können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb und außerhalb der EU/ des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), gespeichert werden. Ein Datentransfer kann sowohl in das europäische als auch das außereuropäische Ausland erfolgen, dabei kann die Übermittlung der Daten temporär sein und muss nicht zwingend zu einer Speicherung führen.
An andere Deloitte-Mitgliedsunternehmen1 für die Zusammenarbeit bei der Erbringung unserer Dienstleistungen
Soweit es für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist, d.h. im Falle eines Auslandseinsatzes oder wenn die Expertise eines ausländischen Kollegen benötigt wird, arbeitet Deloitte mit anderen Unternehmen aus dem weltweiten Deloitte-Netzwerk zusammen. Erfolgt eine solche Übermittlung an eine Netzwerkgesellschaft außerhalb der EU/ des EWR, haben die Mitgliedsunternehmen des Deloitte-Netzwerks eine interne Datenschutzvereinbarung abgeschlossen, die die EU-Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission im Sinne von Art. 46 Abs. 2 lit c) DSGVO enthält. Diese Vereinbarung erfordert ein einheitliches Datenschutzniveau in allen Deloitte-Gesellschaften weltweit. Es ermöglicht die globale Datenübermittlungen in Übereinstimmung mit dem geltenden europäischen Datenschutzrecht.
An interne IT-Dienstleister von Deloitte und externe IT-Dienstleister innerhalb der EU/des EWR
Deloitte nutzt im Rahmen seiner Tätigkeit in Einzelfällen weitere in- oder ausländischer Deloitte-Netzwerkgesellschaften. Diese IT-Dienstleister können interne oder externe Dritter sein, die Dienstleistungen für den Betrieb, die Wartung und Pflege der von den Deloitte-Netzwerkgesellschaften genutzten IT-Systeme und Anwendungen erbringen. Sowohl interne als auch externe IT-Dienstleister arbeiten weisungsgebunden.
An Deloittes interne IT-Dienstleister und externe IT-Dienstleister außerhalb der EU/des EWR
Soweit der Zugriff durch einen internen IT-Dienstleister außerhalb der EU/des EWR erfolgt, ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch interne Datenschutzvereinbarung gewährleistet. Diese enthalten die EU-Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission im Sinne von Art. 46 Abs. 2 lit c) DSGVO.
Bei der Beauftragung von externen IT-Dienstleistern außerhalb der EU/des EWR wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch die Verwendung von Standarddatenschutzklauseln (SCC) der Europäischen Kommission im Sinne von Sinne von Art. 46 (2) (c) GDPR gewährleistet.
Je nach Empfängerland wird bei einer Datenübermittlungen zusätzlich ein Transfer Impact Assessments durchgeführt, um die rechtlichen und praktischen Auswirkungen im Empfängerland zu bewerten. Diese Bewertung umfasst eine Prüfung der lokalen Gesetze und Praktiken, um festzustellen, ob zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.
An Behörden, Gerichte oder andere Stellen
Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Leistungen kann es zudem erforderlich sein, Informationen, Arbeitsergebnisse und Unterlagen an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche oder private Stellen (im Falle eines Auslandsbezugs auch im Ausland) zu übermitteln. Gleiches gilt für die Fälle, in denen Deloitte einer gesetzlichen, behördlichen oder gerichtlichen Anordnung zur Herausgabe/Offenlegung von personenbezogenen Daten verpflichtet ist. Dies erfolgt nur dann, wenn dem keine berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten entgegenstehen.
Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung
Die DSGVO räumt Betroffenen im Wesentlichen die nachfolgenden Rechte ein, welche Sie jederzeit durch Kontaktaufnahme mit dem in diesen Informationen genannten Datenschutzbeauftragten unter privacy@deloitte.de bzw. kontakt@deloitte.de geltend machen können.
Sie können von Deloitte grundsätzlich jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei Deloitte wie verarbeitet werden bzw. gespeichert sind. Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Auskunft insoweit eingeschränkt sein kann, als eine solche Auskunft im Widerspruch zum Berufsgeheimnis stehen und insofern geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden.
Neben Ihrem Recht auf Auskunft können Sie jederzeit die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Hinzu kommt ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung aber widerrufen haben. Das vorgenannte Recht auf Löschung Ihrer Daten entfällt, sofern Ihre Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen oder eine Datenverarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von Deloitte zu verlangen.
Hinzu kommt ein Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. Sie können verlangen, von Deloitte die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass dies nicht gilt, sofern Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben oder die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Sofern Deloitte Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet (z.B. wenn Ihr Arbeitgeber als Kunde von Deloitte uns Ihre personenbezogenen Daten als Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen übermittelt hat, oder wenn wir Ihre Kontaktdaten nutzen, um Ihnen Informationen über Angebote und Veranstaltungen von Deloitte zuzusenden), können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Neben den vorstehend aufgezeigten Betroffenenrechte haben Sie zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist jeweils die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem die verantwortliche Stelle Ihren Sitz hat. Dauer der DatenspeicherungBitte beachten Sie, dass Deloitte Ihre personenbezogenen Daten solange speichert und verarbeitet, wie es für die Erfüllung der vorstehend aufgezeigten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Soweit personenbezogene Daten Gegenstand von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, wird Deloitte diese Daten für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist speichern.
Je nach Kategorie der Dokumente speichert Deloitte personenbezogene Daten aufgrund anwendbarer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen für folgende, unterschiedlich lange Zeiträume:
- Handakten Wirtschaftsprüfer: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages,
- Handakten Rechtsanwälte: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung des Auftrages,
- Buchungsbelege gemäß gesetzlicher Anforderung: 10 Jahre,
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre.
Es ist die längste Aufbewahrungsfrist maßgeblich, soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist kann sich je nach Einzelfall verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.
1 Deloitte bezieht sich auf Deloitte Touche Tohmatsu Limited (DTTL), ihr weltweites Netzwerk von Mitgliedsunternehmen und ihre verbundenen Unternehmen (zusammen die „Deloitte-Organisation“). DTTL (auch „Deloitte Global“ genannt) und jedes ihrer Mitgliedsunternehmen sowie ihre verbundenen Unternehmen sind rechtlich selbstständige und unabhängige Unternehmen, die sich gegenüber Dritten nicht gegenseitig verpflichten oder binden können. DTTL, jedes DTTL-Mitgliedsunternehmen und verbundene Unternehmen haften nur für ihre eigenen Handlungen und Unterlassungen und nicht für die der anderen. DTTL erbringt selbst keine Leistungen gegenüber Kunden.
Deloitte Legal bezieht sich auf die Rechtsberatungspraxen der Mitgliedsunternehmen von Deloitte Touche Tohmatsu Limited, deren verbundene Unternehmen oder Partnerfirmen, die Rechtsdienstleistungen erbringen.
Weitere Informationen finden Sie unter www.deloitte.com/de/UeberUns bzw. unter www.deloittelegal.de/dl/de/about.