Public Ready: Erfolgreiches Agieren im Sicherheitsumfeld

Unternehmen, die bislang weniger in staatlichen Sicherheitskontexten tätig waren, müssen nun im Rahmen veränderter Lieferketten und Kooperationen sowie gänzlich neu entstandener Bedarfe umfangreiche materielle, personelle und technische Sicherheitsstandards erfüllen.

Dies betrifft zum einen die für einige Unternehmen vollkommen neuen Anforderungen des Geheimschutzes (siehe hierzu unseren Beitrag Aktuelle Entwicklungen im Geheimschutz). Zum anderen können sicherheitsrelevante Aufträge aber auch allgemeine rechtliche und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen. Hinzu kommt die zu berücksichtigende Komplexität und spezielle Struktur der Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen.

Im Folgenden geben wir als erste Orientierung einen Überblick der möglichen Themen, die für ein erfolgreiches Agieren im Sicherheitsumfeld relevant sind.

Regulatorik und Compliance Herausforderungen

Die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaftsteilnehmern und staatlichen Stellen führt zu einem komplexen Spannungsfeld zwischen sicherheitlichen Anforderungen auf der einen und regulatorischen und compliance Anforderungen auf der anderen Seite:

• Datenschutz: Sicherheitsvorgaben, etwa für Zugriffsbeschränkungen und geheime Kommunikation, können mit den Transparenz- und Datenschutzrechten von Beschäftigten, Kunden oder Nutzern kollidieren. Pflichten zur Offenlegung oder Überwachung und Sicherheitsmaßnahmen wie erweiterte Zugangskontrollen stehen potenziell in Konflikt mit Datenschutzprinzipien wie Zweckbindung und Datensparsamkeit.
  
• Regulatorik: In der Praxis kann es schwierig sein, gesetzliche regulatorische Vorgaben z.B. zu Transparenz, Whistleblowing, Geldwäscheprävention oder Anti-Korruption unter Berücksichtigung zusätzlicher Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Widerstreitende rechtliche Interesse können größere Spannungsfelder erzeugen.
• Arbeitsrecht: Maßnahmen wie Sicherheitsüberprüfungen, Zugangsbeschränkungen an Arbeitsplätzen oder technische Überwachung sowie Kontrollen stoßen auf Rechte von Arbeitnehmern, z.B. Datenschutzrechte, Mitbestimmung durch Betriebsräte und Gleichbehandlungspflichten.
• Interne Compliance: Auch interne, von Unternehmen selbst definierte Compliance-Vorgaben können im Widerspruch zu Sicherheitsanforderungen stehen oder treten. Es gilt neue Anforderungen in bestehende Compliance-Systeme zwar zu integrieren, dabei aber auch die unternehmenseigenen Maßgaben bzw. die der Stakeholder weiterhin zu verfolgen.

Herausforderungen aus der Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen

Darüber hinaus sind auch andere rechtliche Herausforderlungen zu bedenken, die sich aus der Zusammenarbeit ergeben:

• Sicherheitsrecht: Staatliche Stellen sind einerseits an besondere spezialgesetzliche Vorgaben gebunden und durch diese in ihrem Handeln limitiert, auf der anderen Seite durch diese aber auch zu besonderen Entscheidungen oder Maßnahmen befugt. Dies wirkt sich nicht nur unmittelbar auf die Befugnisse und die Arbeitsweise des Staates, sondern auch mittelbar auf die Zusammenarbeit mit diesem aus.
• Vertragsrecht: Neben teils komplexen Verträgen mit dem öffentlichen Auftraggeber müssen auch bestehende und neue Verträge mit Zulieferern an die besonderen Sicherheitsanforderungen angepasst werden. Hierzu gehören Geheimhaltungsvereinbarungen, Sicherheitsstandards bei der Produktentwicklung, Meldepflichten bei Vorfällen und Sanktionen bei Verstößen.
• Gesellschaftsrecht: Angesichts der komplexen Sicherheitsanforderungen können auch gesellschaftsrechtliche Anpassungen erforderlich oder zweckmäßig sein, um sicherheitsrelevante Aufträge in einer Gesellschaft zu bündeln und nicht die Gesamtorganisation damit zu belasten (z.B. Abspaltung, Ausgliederung).

Operative Herausforderungen

Die Kooperation zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern gestaltet sich deutlich komplexer als die Zusammenarbeit innerhalb privater Geschäftsbeziehungen. Für Unternehmen ergeben sich sowohl im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber als auch die Gestaltung der internen Organisation spezielle Anforderungen:

• Behördenabläufe sind durch formalisierte Vorgaben geprägt und führen häufig zu längeren Entscheidungswegen. Aufgrund schlankerer Strukturen können viele Unternehmen dahingegen schneller und flexibler agieren, was zu Spannungen führen kann. Das Verständnis für diese unterschiedlichen Dynamiken ist eine Grundvoraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit.
• Politische Einflussfaktoren auf staatlicher Ebene führen zu zusätzlichen Komplexitäten. Gesetzliche oder parteipolitische Rahmenbedingungen können Vorgaben und Prioritäten kurzfristig verändern, was Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen erfordert.
• Oftmals bestehen divergierende Erwartungen an Kommunikation. Während Behörden formelle Berichtswege und Dokumentationspflichten betonen, erwarten Unternehmen pragmatische, direkte Abstimmungsprozesse. Deshalb sind Informationsbedarfe und Kommunikationsformen frühzeitig zu klären, um einen reibungslosen Projektablauf zu ermöglichen.
• Zudem spielt der Aufbau von Vertrauen eine wesentliche Rolle, insbesondere im Rahmen von sicherheitsrelevanten Aufträgen. Der regelmäßige Informationsaustausch, transparente Entscheidungsprozesse und die Einbindung relevanter Stakeholder helfen, Vertrauen zu stärken und gemeinsame Ziele zu fokussieren.
• Es ergeben sich schließlich Auswirkungen auf die interne Organisation. Erhöhte Sicherheitsmaßnahmen beeinflussen die Betriebsabläufe und gewohnten Prozesse. Zudem entstehen Spannungen zwischen Sicherheitsvorgaben und anderen Unternehmenszielen wie Effizienz, Flexibilität oder Innovationsgeschwindigkeit.

Fazit

Die verstärkte Zusammenarbeit zwischen Staat und Unternehmen im sicherheitspolitischen Umfeld ist mit großen Chancen aber auch verschiedentlichen Herausforderungen verbunden. Die Vielschichtigkeit der praktischen und rechtlichen Anforderungen erfordert eine integrierte und sorgfältige Steuerung. Konflikte zwischen Sicherheitsanforderungen, Datenschutz, Compliance, Sicherheitsrecht und operativen Aspekten bedürfen einer ganzheitlichen Herangehensweise. Unternehmen, die diese Komplexität meistern und ihre Organisation »public ready« gestalten, positionieren sich als verlässliche Partner in einem zunehmend sicherheitsbewussten Umfeld.