CLM-Systeme und Compliance: Ein Dream-Team

Der strategische Wert von CLM für die Compliance

Bei ordnungsgemäßer Implementierung bieten CLM-Systeme erhebliche Vorteile, die direkt auf die zentralen Herausforderungen von Compliance-Experten eingehen:

• Transparenz und Single Source of Truth. CLM-Systeme bieten Compliance-Teams einen zentralen Zugriff auf vertragliche Verpflichtungen im gesamten Unternehmen und eliminieren so das Risiko, dass Verpflichtungen in Abteilungs-Silos oder veralteten Ablagesystemen verborgen bleiben. Die umfassende Sicht auf die Vertragslandschaft ermöglicht eine effektivere Risikoüberwachung und behördliche Aufsicht.
• Standardisierte Vorlagen und Klauseln. Durch Verwendung rechtlich konformer Formulierungen in den dynamischen Vertragsvorlagen des CLM-Systems wird effektiv sichergestellt, dass im Drafting-Prozess stets die aktuellen regulatorische Anforderungen durch risikominimierende Formulierungen berücksichtigt werden – was das Risiko von Compliance‑Verstößen deutlich reduziert.
• Audit Trail und Approval Workflows. Automatisierte Workflows und umfassende audit trails schaffen Transparenz bei Vertragsverhandlungen, Genehmigungen und bei der Vertragsunterzeichnung – wesentliche Funktionen, um die Einhaltung von Vorschriften bei behördlichen Prüfungen oder internen Audits nachzuweisen. Genehmigungsworkflows können auch automatische Auslöser für die Überprüfung durch das Compliance-Team sein.
• Obligation Management. Fortschrittliche CLM-Systeme können vertragliche Verpflichtungen (obligations) identifizieren und überwachen und Compliance-Teams auf bevorstehende Fristen, Verlängerungstermine oder sonstige erforderliche Maßnahmen aufmerksam machen – und so reaktive Compliance in proaktives Risikomanagement verwandeln.
• Integration des Third-Party Risk Management (TPRM). Wenn CLM-Systeme in TPRM-Prozesse integriert werden, schaffen sie einen nahtlosen Rahmen für die Überprüfung, Überwachung und Verwaltung von Lieferanten- und Partnerbeziehungen in Übereinstimmung mit den regulatorischen Anforderungen.

Maximale Nutzung Ihrer CLM-Investition: Eine Compliance-Checkliste

Um den Wert von CLM-Systemen für sich zu maximieren, sollten Compliance-Abteilungen eine umfassende Bewertung in sechs kritischen Dimensionen durchführen:

1. Zugriffsrechte und Berechtigungen
   Verfügt Ihre Compliance-Abteilung über ausreichende Zugriffs- und Reportingrechte auf das CLM-System, um ihre Aufsichtspflichten zu erfüllen? Ohne entsprechende Zugriffsrechte kann selbst das ausgefeilteste CLM-System keine effektive Compliance-Überwachung ermöglichen. Beachten Sie, dass Compliance-Abteilungen möglicherweise nicht nur auf die Verträge selbst zugreifen möchten, sondern auch die Konfiguration von Genehmigungsworkflows, Vertragsvorlagen und Klauseln einsehen müssen.
   
2. Datenqualität und Risikotransparenz
   Kann Ihr CLM-System potenzielle Compliance-Risiken in Ihrem gesamten Vertragsportfolio aufdecken? Moderne CLM-Plattformen mit KI-Fähigkeiten können problematische Klauseln, fehlende Vertragsbestimmungen oder Abweichungen von Formulierungsstandards über umfangreiche Vertragsportfolien – und insbesondere auch in bereits abgeschlossenen Verträgen – identifizieren. Dies gelingt jedoch nur, wenn die zugrunde liegenden Daten korrekt sind und das System so konfiguriert ist, dass es compliance-relevante Probleme entsprechend erkennt.
   
3. Qualität von Vorlagen und Klauseln
   Ist die Compliance-Abteilung maßgeblich an der Erstellung und laufenden Pflege von Vertragsvorlagen und Standardklauseln beteiligt? Das umfangreiche Wissen der Compliance-Teams sollte in die Prozesse der Entwicklung und Aktualisierung der Vertragsvorlagen und -klauseln eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die diese den aktuellen regulatorischen Anforderungen und der Risikostrategie des Unternehmens entsprechen.
   
4. Audit Trail und Approval Workflows
   Ist die Compliance-Perspektive bei der Gestaltung der Workflows betreffend Review und Genehmigung von Verträgen angemessen berücksichtigt? Die Compliance-Abteilung sollte bei der Erstellung und Aktualisierung dieser Workflows mitwirken, um sicherzustellen, dass angemessene Audit Trails, Eskalationswege und Dokumentationsstandards eingehalten werden. Wenn Benutzer beispielsweise von den freigegebenen Formulierungen einer compliance-relevanten Klausel abweichen möchten, sollte dies einen Hinweis an das Compliance-Team auslösen und ggf. eine Genehmigung des Compliance-Teams erfordern.
5. Obligation Management
   Welche vertraglichen Verpflichtungen sollten aus Compliance-Sicht verfolgt werden, und werden sie derzeit in Ihrem CLM-System überwacht? Die Implementierung eines umfassenden Obligation Managements kann eine längerfristiges Unterfangen sein. Doch der Mühe der Identifikation der wichtigsten vertraglichen Verpflichtungen und die Entwicklung einer Roadmap hin zu deren automatisierter Erfassung steht ein erheblicher Gewinn an Effektivität und Effizienz im Compliance-Tracking entgegen.
6. TPRM-Integration
   Unterstützt Ihr CLM-System Ihre Prozesse zum Third Party Risk Management – oder ignoriert es sie? Eine effektive Integration zwischen TPRM und CLM stellt sicher, dass Kunden- und Lieferantenverträge nicht ohne angemessene Prüfung der Partei abgeschlossen werden können, und schafft so einen wichtigen Kontrollpunkt für das Management von Third Party-Risiken.

Ausblick

Die Beziehung zwischen CLM-Systemen und Compliance-Funktionen sollte symbiotisch sein und nicht nur tangential. Wenn Compliance-Experten sich aktiv an der Implementierung und Governance von CLM-Systemen beteiligen, werden diese Systeme zu leistungsstarken und effizienten Compliance-Instrumenten.

Diese symbiotische Beziehung basiert auf den Prinzipien „Compliance by Design“ und „Compliance by Default“ – Ansätze, die zunehmend als unverzichtbar für moderne Compliance-Funktionen anerkannt sind. Bei der Implementierung über CLM-Systeme werden bei „Compliance by Design“ regulatorische Anforderungen und Kontrollen von Anfang an direkt in Vertragsvorlagen, Workflows und Genehmigungsprozesse eingebettet, sodass kostspielige Nachbesserungen nach Vertragsschluss entfallen. „Compliance by Default“ nutzt die CLM-Plattform, um automatisierte Kontrollen und Standardeinstellungen zu etablieren, die Compliance ohne ständige menschliche Eingriffe aufrechterhalten – vorab genehmigte, konforme Formulierungen werden automatisch in Vorlagen eingefügt, während Abweichungen automatisch Review- oder Freigabeworkflows auslösen.Unternehmen, die Compliance nicht in die CLM-Gestaltung einbeziehen, laufen Gefahr, komplexe Systeme zu schaffen, die ihr Ziel verfehlen – sie automatisieren Prozesse, lassen jedoch kritische Compliance-Lücken unberücksichtigt. Umgekehrt können Unternehmen, die Compliance als zentralen Stakeholder in CLM-Initiativen positionieren, das volle Potenzial dieser Plattformen ausschöpfen und so eine ideale Kombination schaffen.