Zusammenfassung der neuen BaFin Auslegungs- und Anwendungshinweise der BaFin

Nach längerer Konsultationsphase und mehrfachen Ergänzungen, gelten seit Februar 2025 die überarbeiteten Auslegungs- und Anwendungshinweise („AuA“) der BaFin zum Geldwäschegesetz.

Durch die aktualisierte Fassung werden neue Vorgaben eingeführt, die bei den bisherigen und neuen Verpflichteten Umsetzungsbedarf insbesondere hinsichtlich der Risikoanalyse, der (erweiterten) Dokumentationspflichten und der verkürzten Fristen für die Aktualisierung von Kundendaten auslösen.

Im März 2025 wurden erste Ergänzungen vorgenommen, diese dienen insbesondere der Anpassung der Auslegungs- und Anwendungshinweise in Bezug auf die gesetzliche Erweiterung des Verpflichtetenkreises im GwG (§ 2 Abs. 1 Nr. 2 GwG), die durch das im Dezember 2024 in Kraft getretenene Gesetz zur Digitalisierung des Finanzmarktes eingeführt wurde. Betroffen sind insbesondere Anbieter von Kryptowerte-Dienstleistungen sowie einzelne Emittenten vermögenswertreferenzierter Token. Zudem wurden die Anforderungen an verstärkte Sorgfaltspflichten bei Übertragung von Kryptowerten von einer selbst gehosteten oder an eine selbst gehostete Adresse (§ 15a GWG) erweitert.

Zum 02. Juli 2025 wurden die AuAs erneut angepasst. Die Änderungen betreffen insbesondere die Anzeige eines neuen Geldwäschebeauftragten. Das bisher zu verwendende Formblatt ist nicht weiter zu nutzen. Die Anzeige soll nun elektronisch über das Melde- und Veröffentlichungsportal der BaFin erfolgen.Eine Erläuterung zur Registrierung und zum Meldeablauf findet sich auf der BaFin Website.

Die BaFin hat im Zusammenhang mit der Veröffentlichung der aktualisierten AuAs mehrfach betont, dass die Änderungen nicht im Zusammenhang mit dem im Jahr 2024 verabschiedeten EU-Geldwäschepaket stehen und keine Vorwegnahme dieser Regelungen darstellen.

Risikoanalyse

In den AuAs legt die BaFin eine Liste mit Mindeststandards hinsichtlich der zu verwendenden Informationsquellen für die Risikoanalyse fest. Mithilfe dieser Mindeststandards werden die Unsicherheiten deutlich verringert und die BaFin gibt den Instituten eine eindeutigere Grundlage für die zu erstellende Risikoanalyse.

Die Risikoanalyse ist nicht nur regelmäßig, sondern auch ad-hoc anzupassen, wenn Änderungen dies erforderlich machen. Darüber hinaus ist die fertige Risikoanalyse unverzüglich dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene vorzulegen.

Trennung Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die neuen AuAs verdeutlichen die Unterschiede in der Behandlung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Zwar werden beide Themengebiete bislang in aller Regel gemeinsam bearbeitet, allerdings bestehen signifikante Unterschiede, die eine getrennte Betrachtung erforderlich machen.

Die Hervorhebung der Unterschiede im Rahmen der Anforderungen an die Risikoanalyse dürfte bei vielen Adressaten eine Überarbeitung der bisherigen Risikoanalyse erforderlich machen. Nur eine deutliche Trennung beider Themenbereiche dürfte den neuen Anforderungen genügen und eine gezieltere Ableitung von effektiven Maßnahmen ermöglichen.

Organisationspflichten

Eine Tätigkeit des Geldwäschebeaufragten aus dem Ausland heraus wird von der BaFin nicht akzeptiert. Während sein Stellvertreter auch im Ausland bestellt werden kann, muss der Geldwäschebeauftragte selbst zwingend im Inland tätig sein. Als Erleichterung muss der Geldwäschebeauftragte allerdings nicht selbst die deutsche Sprache beherrschen, sofern sein Stellvertreter entsprechende Sprachkenntnisese besitzt und die fehlende Sprachkompetenz nicht zu einer Verzögerung bei der Wahrnehmung der gesetzlichen Aufgaben führt. Eine Trennung der Funktion des Geldwäschebeauftragten und den Mitgliedern des Leitungsorgans ist für die BaFin zur Behebung von Mängeln bei der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erforderlich und nur bei besonders kleinen Instituten (weniger als 15 FTE) zulässig.

Die bisherigen Dokumentationspflichten wurden verschärft: Alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters sind zu verschriftlichen. Durchgeführte Handlungen sollen dezidiert dokumentiert werden.

Die Anzeige oder Entpflichtung eines Geldwäschebeauftragten oder Stellvertreters hat zwei Wochen vorher der BaFin anzeigt zu werden. Anderenfalls gilt die Anzeige als verspätet.

Aktualisierungpflichten

Für die Aktualisierung von Kundendaten gelten künftig die folgenden Fristen:

• Kunden mit vereinfachten Sorgfaltspflichten: Keine konkrete Frist, risikoangemessene Aktualisierung
• Kunden mit mittlerem Risiko: Spätestens alle 5 Jahre
• Kunden mit erhöhtem Risiko: Spätestens jährlich

Die Verkürzung der Aktualisierungsfristen im Vergleich zur bisherigen Verwaltungsauffassung dürfte operativen Aufwand für die Betroffenen bedeuten. Um diesem Umstand gerecht zu werden, verlängert die BaFin für die Umsetzung der verkürzten Aktualisierungsfristen den Umsetzungszeitraum bis Juli 2027, während alle übrigen Vorgaben der neuen Auslegungs- und Anwendungshinweise bereits ab Februar 2025 und mit Ergänzungen ab März 2025 anzuwenden sind.

Verdachtsmeldewesen

Im Bereich des Verdachtsmeldewesens gibt es ebenfalls verschiedene Änderungen. Zum einen betrifft eine Änderung die Qualifizierung eines Kunden nach Abgabe einer Verdachtsmeldung. Künftig gilt eine Frist von 21 Kalendertagen statt der bisherigen 3 Monate ab Abgabe einer Verdachtsmeldung, in welcher der jeweilige Kunde mit einem erhöhten Risiko einzustufen ist, soweit keine weiteren Auffälligkeiten auftreten, die verstärkte Sorgfaltspflichten notwendig machen würden. Diese Verkürzung der Frist ist allerdings nur bei Verdachtsfällen im Bereich Geldwäsche einschlägig. In Fällen von Verdachtsmeldungen vor dem Hintergrund von Terrorismusfinanzierung ist eine Frist von 6 Monaten angezeigt, in der ein erhöhtes Risiko anzunehmen ist. Darüber hinaus hat die BaFin den Wortlaut zur Stillhaltefrist bei Abgabe einer Verdachtsmeldung in ein Regel-Ausnahme-Verhältnis geändert. Es gilt nunmehr, dass Transaktionen drei Tage nach Abgabe einer Verdachtsmeldung durchgeführt werden dürfen, wenn sich nicht Hinweise für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung klar aufdrängen.

Fazit

Die überarbeiteten Auslegungs- und Anwendungshinweise der BaFin bringen umfassende Änderungen, die einen hohen Umsetzungsaufwand für die betroffenen Institute bedeuten. Insbesondere die neuen Anforderungen an die Risikoanalyse, die erweiterten Dokumentationspflichten und die verkürzten Aktualisierungsfristen erfordern eine Anpassung bestehender Prozesse.

Autorinnen: Nadine Forstmann, Pelin Sentürk und Macide Sarican