Fit & Proper: Neue Anforderungen an Inhaber von Schlüsselfunktionen nach dem BRUBEG

Das KWG enthält seit Inkrafttreten des BRUBEG am 31.03.2026 folgende sieben Neuregelungen in Bezug auf Inhaber von Schlüsselfunktionen:

(1) § 1 Abs. 2b und 2d KWG: Definition von „Inhabern von Schlüsselfunktionen“ sowie von „Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen“;

(2) § 24 Abs. 1 Nr. 15b und Nr. 16 sowie Abs. 2a und Abs. 3a S. 1 Nr. 6 und 7 KWG: Anzeigepflichten bei der Ernennung und Abberufung von Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen bei großen Unternehmen und bei Kenntnis von neuen Tatsachen, die sich auf die Ausgangs-Beurteilung der Zuverlässigkeit, Eignung, Sachkunde oder ausreichenden zeitlichen Verfügbarkeit von Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen erheblich auswirken;

(3) § 25e KWG: Anforderungen an Inhaber von Schlüsselfunktionen, Institutspflichten zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ausübung von Schlüsselfunktionen sowie Eingriffsbefugnisse der BaFin bei Nichterfüllung der Anforderungen;

(4) § 25c Abs. 4a Nr. 7/ Abs. 4b S. 2 Nr. 7 KWG: Verantwortung der Geschäftsleiter in Bezug auf angemessene Konzepte und Verfahren zur Sicherstellung der Einhaltung der Anforderungen aus § 25e Abs. 1 KWG;

(5) § 6 Abs. 3 KWG: Befugnis der BaFin, nunmehr auch gegenüber Inhabern von Schlüsselfunktionen Anordnungen zu treffen, die geeignet und erforderlich sind, um Verstöße gegen aufsichtsrechtliche Bestimmungen oder vollziehbare Anordnungen der Aufsichtsbehörde zu verhindern oder zu unterbinden oder um Missstände in einem Institut zu verhindern oder zu beseitigen, welche die Sicherheit der dem Institut anvertrauten Vermögenswerte gefährden können oder die ordnungsgemäße Durchführung der Bankgeschäfte oder Finanzdienstleistungen beeinträchtigen;

(6) § 25d Abs. 11 S. 1 Nr. 5 KWG: Erweiterung der unterstützenden Tätigkeit des Nominierungsausschusses bei der Überprüfung der Grundsätze der Geschäftsleitung für die Auswahl und Bestellung der Inhaber von Schlüsselfunktionen;

(7) § 50 Abs. 1 S. 1 KWG: Befugnis der BaFin, bei einem anhaltenden Verstoß gegen das KWG oder die dazu erlassenen Rechtsverordnungen, gegen die Verordnung (EU) Nr. 575/2013 (CRR) oder gegen vollziehbare Anordnungen der BaFin durch Inhaber von Schlüsselfunktionen die Zahlung eines periodischen Zwangsgelds gegen diese zu verhängen.

(1) Begriffsverständnis - § 1 Abs. 2b und 2d KWG

Inhaber von Schlüsselfunktionen sind nach der Legaldefinition des § 1 Abs. 2b KWG Personen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Leitung eines Instituts haben, ohne dabei Geschäftsleiter oder Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans zu sein. Damit verortet der Gesetzgeber den Schlüsselfunktionsinhaber konzeptionell in einem Zwischenbereich: unterhalb der formellen Leitungsebene, aber mit einer hinreichenden Nähe zu Leitungsentscheidungen, die eine aufsichtsrechtliche Erfassung rechtfertigt. Wer konkret in diesen Bereich fällt, lässt sich nicht einheitlich bestimmen – die Einordnung ist stets das Ergebnis einer institutsspezifischen Betrachtung unter Berücksichtigung der Geschäfts- und Risikostrategie und des damit verbundenen Risikoprofils und der Organisationsstruktur des jeweiligen Instituts, in Anwendung des aufsichtsrechtlichen Proportionalitätsgrundsatzes.

Der Begriff des „wesentlichen Einflusses bedarf dabei als unbestimmter Rechtsbegriff der Auslegung und für die Governancepraxis der inhaltlichen Konkretisierung. Hierzu können unter anderem folgende Parameter herangezogen werden: Einfluss der Person auf die Unternehmensleitung, Hierarchieebene/Berichtslinie an die Geschäftsleitung, Entscheidungsbefugnis und Einfluss auf das Risikoprofil sowie Single Point of Failure. Ein Indiz für das Vorliegen einer Schlüsselfunktion kann darüber hinaus eine (aufsichts-)rechtliche Verpflichtung zur Schaffung der Funktion sein – so etwa die des Geldwäschebeauftragten nach § 7 Abs. 1 S. 1 GwG. Die bislang von der BaFin nicht angewendeten EBA/GL/2021/06 nennen zudem explizit noch die Leiter von wichtigen Geschäftsfeldern, die Leiter von Niederlassungen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR)/in der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) und die Leiter von Tochtergesellschaften in Drittstaaten, wobei letztere nunmehr häufig bereits als faktische Geschäftsleiter nach § 1 Abs. 2 KWG gelten dürften.

Schlüsselfunktionen sind begriffsnotwendig jedenfalls die Inhaber besonderer Schlüsselfunktionen i.S.d. § 1 Abs. 2d KWG. Hierzu zählen gemäß der expliziten Auflistung in § 1 Abs. 2d S. 2 KWG die Leiter der internen Kontrollfunktionen sowie der Leiter Finanzen, soweit sie nicht Geschäftsleiter sind. Zu der Frage, ob darüber hinaus weitere Funktionen als besondere Schlüsselfunktionen zu qualifizieren sind, verhält sich der Gesetzgeber nicht. Für die abschließende Regelung des Personenkreises der Inhaber der besonderen Schlüsselfunktionen im Sinne des § 1 Abs. 2d KWG lässt sich die konkrete Formulierung des § 1 Abs. 2d S. 2 KWG („Hierzu zählen …“) anführen. Hätte der Gesetzgeber weitere Funktionen als besondere Schlüsselfunktionen i.S.d. § 1 Abs. 2d S. 1 KWG für die Praxis in Erwägung gezogen, hätte er dies durch eine entsprechende inhaltliche (Regelbeispiel-)Formulierung deutlich gemacht.

Welche Positionen die Aufsicht und/oder die Verwaltungsgerichte darüber hinaus als Schlüsselfunktionen qualifiziert sehen wollen, bleibt abzuwarten.

(2) Prozess zur Identifizierung von Inhabern in Schlüsselfunktionen

Die Institute haben eine Analyse der im Institut vorhandenen Inhaber von Schlüsselfunktionen durchzuführen und hierbei die o.g. Kriterien zu reflektieren.

Dabei haben sie in der Beurteilung des relevanten Personenkreises von der Identifizierung der Risikoträger nach Maßgabe des § 25a Abs. 5b KWG (MRT) abzugrenzen: Die MRT-Analyse stellt auf den Einfluss des einzelnen MRT auf das Risikoprofil des Instituts ab, während die Identifizierung der Inhaber von Schlüsselfunktionen den Einfluss auf die Leitung des Instituts in Fokus nimmt.

Für die Identifizierung ist ein geeigneter Prozess aufzusetzen. Hierzu bietet sich u.a. die Aufsetzung einer Bewertungsmatrix an, die eine quantitative Bewertung der o.g. Kriterien für die einzelne Stelle und den einzelnen Stelleninhaber anhand eines vordefinierten Bewertungsschemas vornimmt. Die bisher hierzu in der Governancepraxis etablierten Bewertungsmatrizen sehen eine vier- bzw. fünfgliedrige Bewertungssystematik für das einzelne Kriterium vor. Die ebenfalls in der Bewertungsmatrix vorgesehenen quantitativen Schwellenwerte für die unbedingte Bejahung der Eigenschaft als Schlüsselfunktion bzw. für die mögliche Bejahung mit einer abschließend vorzunehmendem Gesamtbewertung machen die konkreten Bewertungsergebnisse transparent und nachvollziehbar.

Große Unternehmen i.S.d. § 1 Abs. 1c KWG haben gem. § 24 Abs. 1 Nr. 15b KWG die Ernennung von Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen (unter Angabe der Tatsachen, die für die Beurteilung der Zuverlässigkeit und der fachlichen Eignung für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendig sind) sowie gem. § 24 Abs. 1 Nr. 16 KWG die Abberufung von Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen (einschließlich einer nach Maßgabe des § 25c Abs. 4a Nr. 3 lit. i) KWG erforderlichen Zustimmung des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans), der BaFin anzuzeigen. Dies gilt gem. § 24 Abs. 3a S. 1 Nr. 6 und 7 KWG für Finanzholding-Gesellschaften oder gemischte Finanzholding-Gesellschaften entsprechend. Für den Begriff des großen Unternehmens gilt gemäß § 1 Abs. 35 KWG die Definition des Art. 4 Abs. 1 UA 1 Nr. 146 der Verordnung (EU) Nr. 575/2013 in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/1623 (CRR III).

(1) Normstruktur

§ 25e KWG gliedert sich in drei Ebenen: § 25e Abs. 1 KWG statuiert als materiell-rechtliche Kernanforderung, dass Inhaber von Schlüsselfunktionen fachlich geeignet und zuverlässig sein müssen. § 25e Abs. 2 KWG verpflichtet Institute sowie Finanzholding-Gesellschaften oder gemischte Finanzholding-Gesellschaften, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die ordnungsgemäße Ausübung der Schlüsselfunktionen sicherzustellen. § 25e Abs. 3 KWG enthält schließlich spezifische aufsichtliche Eingriffsbefugnisse gegenüber Inhabern besonderer Schlüsselfunktionen.

(2) Materiell-rechtliche Anforderungen (§ 25e Abs. 1 KWG)

Das Merkmal der fachlichen Eignung des einzelnen Inhabers der Schlüsselfunktion ist im KWG nicht gesetzlich definiert.  EBA und ESMA in den EBA/GL/2021/06 und auch die BaFin im BaFin-Rundschreiben 2025 haben hierzu verlautbart, dass die inhaltliche Ausfüllung anhand der Heranziehung der Leitsätze für die fachliche Eignung von Leitungsorganen erfolgen kann. Inhaber von Schlüsselfunktionen haben danach über ausreichende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in Bezug auf die fachlichen und managementbezogenen Tätigkeiten in der konkreten Schlüsselfunktionen zu verfügen, wobei bei der Bewertung von Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrung die Rolle und Aufgaben der konkreten Position zu berücksichtigen sind. Insoweit bildet nicht ein abstrakt-generelles Kompetenzprofil den Beurteilungsmaßstab, sondern – in Anwendung des Proportionalitätsgrundsatzes – das institutsspezifische Anforderungsprofil der konkreten Schlüsselfunktion.

Anders als bei der fachlichen Eignung bedarf die Zuverlässigkeit keines positiven Nachweises. Die Zuverlässigkeit wird aus aufsichtsrechtlicher Sicht vermutet, solange keine konkreten Tatsachen erkennbar sind, die Anlass geben, daran zu zweifeln. Es gilt damit eine widerlegliche Regelvermutung zugunsten der Zuverlässigkeit, die erst dann erschüttert wird, wenn belastbare Anhaltspunkte für das Gegenteil vorliegen. Als relevante Indikatoren für eine mögliche Unzuverlässigkeit kommen insbesondere strafrechtliche Ermittlungen oder Verurteilungen, Vermögensdelikte, Steuervergehen sowie frühere aufsichtsrechtliche Maßnahmen in Betracht.

Die fachliche Eignung und Zuverlässigkeit inkludieren aufsichtsrechtliche Dauerpflichten: Die Kriterien müssen bei der erstmaligen Bestellung und sodann fortlaufend während der gesamten Dauer der Wahrnehmung der relevanten Schlüsselfunktion erfüllt sein.

(1) Institutspflicht und persönliche Geschäftsleiterpflicht

Die Einhaltung der materiellen Anforderungen aus § 25e Abs. 1 KWG ist aus aufsichtsrechtlicher Sicht auf zwei Ebenen abgesichert: 

§ 25e Abs. 2 KWG verpflichtet die Institute, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die ordnungsgemäße Ausübung der Schlüsselfunktionen sicherzustellen – einschließlich der Pflicht, einen Inhaber zu ersetzen, wenn er die Anforderungen nicht (mehr) erfüllt. 

§ 25c Abs. 4a Nr. 7 KWG verankert diese Governance-Verantwortung daneben ausdrücklich als persönliche Pflicht der Geschäftsleiter: Diese müssen sicherstellen, dass das Institut über angemessene Verfahren und Konzepte verfügt, die die jederzeitige Einhaltung von § 25e Abs. 1 KWG gewährleisten. Auf Gruppenebene gilt gemäß § 25c Abs. 4b S. 2 Nr. 7 KWG eine inhaltsgleiche Pflicht der Geschäftsleiter des übergeordneten Unternehmens.

(2) Anforderungen an die Verfahren und Konzepte

Die Verfahren und Konzepte müssen mindestens eine Ex-ante-Eignungsbewertung vor Übernahme der Funktion sowie regelmäßige und anlassbezogene Folgebewertungen umfassen. Anlassbezogene Ad-hoc-Bewertungen können insbesondere bei neu bekannt werdenden Tatsachen geboten sein, die sich auf die ursprüngliche Eignungsbeurteilung erheblich auswirken können (z.B. strafrechtliche Ermittlungen, neue Interessenkonflikte, wesentliche Änderungen des Funktionszuschnitts). 

In der Praxis haben die Institute hierzu insbesondere:

• einen Prozess zur Identifizierung von Schlüsselfunktionen aufzusetzen;
• schriftliche interne Leitlinien etablieren, die die Zuständigkeiten, Berichtslinien, Beurteilungskriterien und die für die Bewertung erforderlichen Unterlagen verbindlich festzulegen,
• die Eignungsbeurteilungen und den Umgang mit Interessenkonflikten (lückenlos) zu dokumentieren, um der zuständigen Aufsichtsbehörde Evidenz vorlegen zu können; hierzu können bei der Ex-ante-Eignungsbewertung insbesondere standardisierte Fragebögen verwendet werden, die anschließend in regelmäßigen Abständen wiederholt ausgefüllt werden sollten, und
• große Unternehmen korrespondierende Prozesse zur Erfüllung der Anzeigepflicht nach § 24 Abs. 1 Nr. 15b und 16, Abs. 2a KWG zu entwickeln, wonach diese der zuständigen Aufsichtsbehörde neue Tatsachen anzuzeigen haben, die sich auf die ursprüngliche Beurteilung erheblich auswirken.

Die Institute sollten in Übereinstimmung mit den EBA/GL/2021/06 bei der Erstellung der internen Richtlinien ihre Größe, ihre interne Organisation sowie die Art, den Umfang und die Komplexität ihrer Geschäfte bei der Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien berücksichtigen. Bedeutende Institute i.S.d. § 1 Abs. 3 c KWG und ggf. auch qualifiziert nicht bedeutende Institute i.S.d. § 1 Abs. 3 S. 2 InstitutsVergV sollten über differenziertere Richtlinien und Prozesse verfügen, während nicht bedeutende Institute einfacher gestaltete Richtlinien umsetzen können.

(3) Eingriffsbefugnisse der BaFin

Erfüllt ein Inhaber besonderer Schlüsselfunktionen nicht die Anforderungen des § 25e Abs. 1 KWG, kann die zuständige Aufsichtsbehörde nach § 25e Abs. 3 KWG verlangen, dass diesem die Funktion nicht übertragen oder wieder entzogen wird oder dass das Institut alle erforderlichen Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass die Person die Anforderungen erfüllt. Flankierend stehen der BaFin die allgemeine Anordnungsbefugnis nach § 6 Abs. 3 KWG sowie bei anhaltenden Verstößen die Verhängung eines periodischen Zwangsgelds nach § 50 Abs. 1 KWG – ausdrücklich auch gegen Inhaber von Schlüsselfunktionen – zur Verfügung.

Mit dem BRUBEG hat der Gesetzgeber ein eigenständiges Fit & Proper-Regime unterhalb der Geschäftsleiterebene eingeführt, das unmittelbaren Handlungsbedarf auslöst. Institute haben einen Prozess zur Identifizierung von Inhabern von Schlüsselfunktionen aufzusetzen und institutsspezifische Anforderungsprofile zu entwickeln sowie belastbare Governance- und Dokumentationsprozesse zu etablieren. Große Unternehmen haben darüber hinaus die neu eingeführten Anzeigepflichten in ihre Governance zu integrieren. Angesichts der weitreichenden Eingriffs- und Sanktionsbefugnisse der BaFin empfiehlt sich eine frühzeitige Befassung. 

Dabei haben Institute die aktuellen Entwicklungen zu beobachten: EBA und die ESMA haben im zweiten Quartal 2026 eine gemeinsame Konsultation zu den überarbeiteten gemeinsamen Leitlinien für die Eignungsprüfung von Mitgliedern des Leitungsorgans und Inhabern von Schlüsselfunktionen (KFH) von Banken und Wertpapierfirmen („EBA/CP/2026/03”) durchgeführt. Die Konsultation setzt die durch CRD VI eingeführten Änderungen auch im Rahmen des sog. Soft Law auf europäischer Ebene um und stärkt den harmonisierten Eignungs- und Zuverlässigkeitsrahmen der EU für die Unternehmensführung von Kreditinstituten und Wertpapierfirmen. Es ist – auch unter Berücksichtigung der im Konsultationsverfahren eingebrachten Stellungnahmen – zu erwarten, dass die überarbeiteten Leitlinien weitere Konkretisierungen u.a. zu den Anforderungen die Eignung (= u.a. auch maßgebliche Kenntnisse zu relevanten ESG-Parametern im Institut), zur Anwendung des aufsichtsrechtlichen Proportionalitätsgrundsatzes bei der Beurteilung der Eignung und der Zuverlässigkeit, zur Frequenz der Regel-Überprüfung der Eignung und Zuverlässigkeit, sowie zu den Berichtspflichten gegenüber der zuständigen Finanzaufsichtsbehörde enthalten werden. Die gemeinsamen Leitlinien sollen sechs Monate nach Veröffentlichung aller Übersetzungen, spätestens jedoch am 31. Dezember 2026, in Kraft treten. Parallel dazu hat die EBA Entwürfe für technische Regulierungsstandards („RTS“) veröffentlicht, in denen die Mindestanforderungen an den Inhalt von Eignungsfragebögen, Lebensläufen und internen Bewertungen festgelegt sind, die Unternehmen nach Art. 91 Abs. 1d CRD VI zuständigen Behörden vorlegen müssen. Gemäß Art. 91 Abs. 10 der CRD VI zielen die RTS darauf ab, die Standards für die Einreichung zu harmonisieren und unterschiedliche nationale Praktiken zu vereinheitlichen. Wir halten Sie hierzu auf dem Laufenden.