Ihre Legal Front Door gestalten: Fünf Ansätze für unterschiedliche Anforderungen

Zweckmäßig und skalierbar

Für große Rechtsabteilungen in komplexen Organisationen bieten spezielle Legal Front Door-Plattformen, wie beispielsweise das Legal Service Delivery-Modul von ServiceNow, eine robuste, unternehmensweit einsetzbare Lösung. Diese Tools wurden entwickelt, um fortgeschrittene Automatisierung, Koordination von Workflows und Analysen zu ermöglichen und sind für die Erfassung und Bearbeitung von Rechtsanfragen vorkonfiguriert.

Sie bieten professionell gestaltete und hochgradig konfigurierbare Benutzeroberflächen, sichere Datenverarbeitung, Self-Service-Automatisierung und umfassende Reporting-Funktionen, die häufig durch KI unterstützt werden. Das alles hat jedoch seinen Preis – sowohl finanziell als auch gemessen am operativen Aufwand. Lizenzgebühren, Implementierungsaufwand und der Bedarf an kontinuierlichem technischem Support können sie zu einer erheblichen Investition machen, die erst ab einer bestimmten Größenordnung wirtschaftlich sinnvoll wird.

Am besten geeignet für: Große Rechtsabteilungen mit hohem Anfragevolumen, einem starken Business Case für Automatisierung und einer langfristigen digitalen Strategie.

Legal Front Door als Add-On

Neben Software, die von Grund auf nur für die Legal Front Door konzipiert ist, gibt es noch eine weitere Kategorie, die in Betracht gezogen werden sollte. Speziell für den Rechtsbereich entwickelte Software-Suites wie LawVu, Onit, Knowliah (stp.one) and Lawcadia kombinieren mehrere Module wie Vertragsmanagement, Matter oder Spend Management und enthalten üblicherweise auch eine Legal Front Door.

Ihre wirtschaftliche Stärke liegt in der engen Integration mehrerer Funktionen. Die Systeme sind meist einfach konfigurierbar und damit besonders attraktiv für kleine bis mittelgroße Rechtsabteilungen, die mehrere Funktionsbereiche gleichzeitig digitalisieren möchten.

Am besten geeignet für: Kleine bis mittelgroße Rechtsabteilungen mit Bedarf an nahtlos integrierten Modulen.

Mehrwert gewinnen aus der bestehenden IT-Umgebung

Viele Unternehmen verfügen bereits über leistungsfähige Ökosysteme, beispielsweise von Microsoft oder Atlassian, die sich ideal eignen, um maßgeschneiderte Anwendungen zu entwickeln. Eine Legal Front Door auf Basis dieser Plattformen erlaubt es, bereits vorhandene Lizenzen optimal zu nutzen und die Einführung zusätzlicher Software zu vermeiden.

Dieser Weg kann kostengünstiger und schneller umzusetzen sein, insbesondere in der anfänglichen Umsetzung eins MVP oder Pilotprojekts. Allerdings erfordert sie interne Entwicklungs- und Wartungskapazitäten sowie klar definierte Anforderungen seitens der Rechtsabteilung, da die Lösung weitgehend „von Grund auf“ entwickelt wird.

Am besten geeignet für: Rechtsabteilungen in Unternehmen mit starker Plattform-IT-Strategie, die bereit sind, ihre Legal Front Door kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die Low-Cost-/No-Cost-Option

Nicht jede Rechtsabteilung benötigt sofort ein vollautomatisiertes Intake-System. Für kleinere Teams kann eine gut strukturierte Intranet Landingpage kombiniert mit einer zentralen Mailbox ein effektiver Weg sein, Anfragen zu bündeln und interne Mandanten auf FAQs und Self-Service-Angebote zu verweisen.

Diese Option ist technisch unkompliziert, aber inhaltlich anspruchsvoll, da die Rechtsabteilung eine klare und nutzerfreundliche Seite gestalten muss. Ein Nachteil ist, dass diese Form der Legal Front Door in der Regel nur sehr wenig auswertbare Nutzungsdaten (beispielsweise Art und Anzahl der Anfragen) generiert.

Am besten geeignet für: Teams, die eine „Low-Cost / No-Cost“-Lösung suchen, oder für Abteilungen, die keine Ticket-Systeme für interne Nutzer einführen möchten 

Einfach, aber begrenzt

Eine sehr einfache Form der Legal Front Door besteht in strukturierten Excel-Tabellen oder SharePoint-Listen. Dieser manuelle Ansatz ist leicht verständlich und lässt sich nahezu sofort einrichten, ohne nennenswerte Kosten oder Entwicklungsaufwand. Eingehende Anfragen und oder Veränderungen in deren Status werden von der Rechtsabteilung manuell in eine Liste eingetragen, wobei es auf die Sorgfalt der Bearbeiter ankommt, um eine zeitnahe und korrekte Dokumentation sicherzustellen.

Während dieser Ansatz für Pilotphasen oder sehr kleine Teams nützlich sein kann, ist die manuelle Erfassung fehleranfällig und nicht  gut skalierbar. Außerdem erfordert sie eine kontinuierliche manuelle Pflege und Governance, um wirksam zu bleiben.

Am besten geeignet für: Kleine Rechtsabteilungen oder Teams, die Intake-Prozesse zunächst testen möchten.