Clausification, auch content deconstruction genannt, ist der Prozess des Aufbrechens statischer Vertragsvorlagen in einzelne Klauseln und die Erstellung einer Bibliothek von Klauseln und dynamischen Templates, die anhand interner Logiken auf die Klausel aus der Klauselbibliothek verweisen.
Der Wechsel von der starren Vertragsvorlage zum dynamischen Template mit Klauselbibliothek birgt zahlreiche Vorteile:
Im Rahmen der Planung eines clausification-Projektes sollten zunächst in einem dreistufigen Verfahren die wesentlichen Vorfragen geklärt werden:
Erste Stufe: In-scope templates identifizieren
Zunächst ist mittels einer Evaluierung zu ermitteln, welche Templates überhaupt „klausifiziert“ werden sollen. In der Praxis haben sich dabei folgende Kriterien bewährt:
Zweite Stufe: Gewünschte Tiefe der Vereinheitlichung festlegen
Ferner ist zu bestimmen, in welcher Tiefe die Klauseln aus den verschiedenen Vorlagen konsolidiert und damit zu “geteilten” Klauseln (shared clauses) werden sollen. Die Spannbreite reicht hierbei von der Beschränkung auf Boilerplate-Klauseln (wie etwa salvatorische Klauseln, Rechtswahlklauseln, Abtretungsverbote) bis zur Überprüfung aller Klauseln sämtlicher Templates auf ihr Vereinheitlichungspotential.
Dritte Stufe: Kosten-Nutzen-Rechnung
Die Überlegungen aus der ersten und der zweiten Stufe müssen anschließend in ein Verhältnis zueinander gesetzt werden. Auch hier ergibt sich aus der Praxis eine etablierte Vorgehensweise:
Was für das jeweilige Vorhaben das beste Vorgehen ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Wer bzw. können die „richtigen“ Mitarbeiter die clausification unterstützen? Welches Budget wurde gewährt? Gibt es Unterstützung im Unternehmen?
Gerade bei Unternehmen, die sich erstmalig mit dem Thema auseinandersetzen, empfiehlt sich ein phasenweises Vorgehen, wobei nach ersten Erfahrungen immer anspruchsvollere clausifications in Angriff genommen werden können.
Steht die Planung, kann in die konkrete clausification eingestiegen werden. Für diese bieten sich die folgenden Schritte an.
Ressourcengerechtes Scoping. Gerade wenn das Projektteam noch wenig Erfahrung mit clausification hat, sollte man sich nicht zu viel vornehmen. Kleine Gestaltungen wie “Schneller Mehrwert” (siehe oben) verschaffen dem Team ein rasches Erfolgserlebnis und bilden einen Grundstein für eine erfolgreiche Phase 2 und 3.
Rechtzeitig die technische Plattform auswählen und verstehen. Unter rein praktischen Erwägungen ist eine clausification nur unter Einsatz einer geeigneten technischen Plattform möglich, die durch ihre spezifische Funktionalität zugleich auch die technischen Rahmenbedingungen der clausification setzt. Das bedeutet auch, dass gegebenenfalls aus technischen Gründen eine bestimmte inhaltliche Ausgestaltung der clausification nicht möglich ist. Wer zum Beispiel in seinen Templates häufig mit Verweisen auf andere Absätze des Vertrags arbeitet („Sofern in § 3 Abs. 2 nicht anders bestimmt…“), sollte rechtzeitig prüfen, wie diese Verweistechnik technisch in den Klauseln und – dynamischen! – Templates abgebildet werden kann.
Das clausification-Projekt als Transformationsprojekt verstehen, nicht (nur) als Technologieprojekt. Auch wenn das clausification-Projekt typischerweise mit der Einführung eines neuen Tools einhergeht (oder jedenfalls mit einer neuen Nutzung eines bestehenden Tools), sollte es nicht als reines Technologieprojekt aufgefasst werden. Neben der starken juristisch-inhaltlichen Komponente dürfen auch darüberhinausgehende Aspekte des change management nicht vernachlässigt werden. Umsichtige Projektkommunikation und ausreichende Trainingsangebote sollte daher in keinem clausification-Projekt fehlen.